Empresas do regime regular precisam adequar sistemas para incluir os novos campos da Reforma Tributária; falhas no preenchimento podem interromper faturamento e logística
Por Rafaela Souza
Empresas deverão preencher campos da CBS e do IBS nas notas fiscais
A implementação da Reforma Tributária sobre o consumo entra em uma nova fase a partir de 3 de agosto de 2026. Com o fim do período de flexibilização, passa a ser obrigatório o preenchimento dos campos referentes à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) nas notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFC-e) emitidas por empresas enquadradas no regime regular.
Até agora, a ausência dessas informações não impedia a autorização dos documentos. A partir da nova data, entretanto, a exigência deixa de ser apenas normativa e passa a ser operacional. O sistema autorizador da Secretaria da Fazenda (Sefaz) fará a validação automática das notas fiscais e recusará aquelas que não atenderem às novas regras.
Embora a cobrança integral dos novos tributos ocorra de forma gradual, o ano de 2026 foi definido como um período de testes para que o governo avalie os sistemas e consolide as alíquotas definitivas. Nesse intervalo, as empresas devem destacar nas notas fiscais uma alíquota-teste de 1%, composta por 0,9% de CBS e 0,1% de IBS.
Na prática, contudo, a fase de transição não elimina riscos operacionais. O advogado Pedro Amorim de Souza, do Martins Cardozo Advogados Associados, afirma que muitas empresas confundem a ausência de penalidades imediatas com a inexistência de consequências práticas.
“Existe um risco prático e imediato a partir da data de implementação da obrigatoriedade, pois o sistema passa a rejeitar automaticamente qualquer nota que não traga os campos preenchidos. E a nota rejeitada pode criar riscos para o faturamento da empresa, uma vez que isso atrasa, de forma efetiva, a circulação das mercadorias”, alerta.
Segundo ele, os impactos podem ir além da emissão da nota fiscal. Empresas de maior porte tendem a elevar o nível de exigência em suas cadeias de fornecimento. “É bem possível, ainda, que empresas maiores exijam notas corretas de seus fornecedores”, acrescenta.
Adequação tecnológica
Para as empresas, a adaptação envolve não apenas mudanças fiscais, mas também atualização dos sistemas de gestão. Isso porque as ferramentas precisam estar preparadas para operar com a versão que incorpora o novo grupo de informações e passa a separar as bases de cálculo destinadas à União, aos Estados e aos Municípios.
Nátaly Zamaro, especialista em gestão financeira e CEO da Spot Finanças, destaca que a adequação exige uma atuação conjunta entre diferentes áreas da empresa. “A adequação é um processo multidisciplinar que exige integração entre todos os setores envolvidos. A área de TI garante a atualização dos sistemas, o fiscal valida as parametrizações, o financeiro acompanha os impactos nos processos e o comercial precisa compreender possíveis reflexos na formação de preços”, pontua.
De acordo com os especialistas ouvidos por PEGN, o desafio tende a ser maior para empresas que ainda utilizam soluções simplificadas ou gratuitas de emissão de notas fiscais, que podem oferecer menos flexibilidade para implementar as mudanças exigidas pela Reforma Tributária.
Para Luis Wulff, CEO do Tax Group, empresa de inteligência e tecnologia tributária, limitar a preparação apenas à emissão da nota fiscal pode criar novos problemas de gestão. “O desafio para esses negócios é chegarem à transição focados apenas em evitar a rejeição da nota fiscal, mas operando com o fluxo de caixa, os contratos e a precificação completamente despreparados”, diz.
O que as empresas devem fazer antes da obrigatoriedade
Os especialistas recomendam que as empresas revisem seus processos para evitar interrupções nas operações quando a nova validação entrar em vigor. Entre as principais medidas estão:
- Confirmar o enquadramento tributário. A obrigatoriedade de agosto se aplica às empresas do regime regular. Para empresas do Simples Nacional e microempreendedores individuais (MEIs), a exigência passa a valer apenas em janeiro de 2027.
- Verificar junto ao fornecedor do ERP (sistema de gestão) se o sistema já está atualizado para o layout 1.40 e contempla as novas regras de validação.
- Revisar o cadastro de produtos e serviços, especialmente a classificação fiscal (NCM) e os novos Códigos de Situação Tributária (CST).
- Realizar testes no ambiente de homologação da Sefaz, simulando operações como vendas e devoluções para identificar eventuais rejeições antes da obrigatoriedade.
A advogada Sueny Almeida, do escritório Veloso de Melo, ressalta que o período de transição deve ser utilizado para corrigir inconsistências e consolidar processos internos. “Quanto antes a empresa identificar e corrigir problemas em seus sistemas e processos, menor será o risco de interrupções operacionais e de passivos futuros”, afirma.